Pionierarbeit für die Zukunft der Rechtsdienstleistungen: Die digitale Transformation von Laux Lawyers AG mit DocIQ

Entdecken Sie, wie Laux Lawyers AG digitale Innovationen angenommen hat, Arbeitsabläufe optimiert und die Zusammenarbeit mit Kunden durch den Einsatz der zukunftsweisenden Dokumentenmanagementplattform von DocIQ verbessert hat.

DocIQ v1 im Einsatz bei Laux Lawyers AG: Verwandlung der EU Standardvertragsklauseln in ein dynamisches, leicht anpassbares SmartDoc– Vereinfachung rechtlicher Prozesse und Verbesserung der Zusammenarbeit.

Hintergrund
Christian Laux von Laux Lawyers AG traf sich im Herbst 2017 zum ersten Mal mit den Contract Vault-Gründern Gordon Mickel und Perica Grasarevic, um sich über die Vision «DocIQ» zu unterhalten. Damals existierte die Plattform DocIQ lediglich als erster White-Paper Entwurf und einigen visuellen Mockups.

Laux Lawyers AG versteht sich als Vorreiterin im Bereich Digitalisierung und erklärte sich von Anfang an bereit, das Vorhaben zu unterstützen.

Einsatzkriterien
Als schliesslich aus der Idee eine lauffähige Beta-Version heranreifte, definierte Laux Lawyers AG, welche Anforderungen DocIQ erfüllen müsse, um von der Kanzlei als «End2End-Dokumentenlösung» im anwaltlichen Alltag eingesetzt zu werden.
1. Muss-Kriterium: Vereinbarkeit mit den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen an die Anwaltstätigkeit
  Umsetzung: DocIQ lässt sich im anwaltlichen Umfeld einsetzen. Die Kundendaten befinden sich auf Schweizer Servern bei lokalen Hostinganbietern. Als Kundin konnte Laux Lawyers AG Einfluss nehmen auf die Wahl des Hostingpartners und die Art des Hostings. So ist auch der Einsatz eines dedizierten Servers möglich. DocIQ wurde als proprietäre Software vollständig in der Schweiz und dokumentiert nach dem aktuellen Stand der Technik entwickelt. Contract Vault gewährte Laux Lawyers AG die erforderlichen vertraglichen Zusicherungen, um als Auftragsbearbeiterin einer Anwaltskanzlei tätig sein zu können.
2. Muss-Kriterium: Textbausteine für den Einsatz von internem Know-How
  Umsetzung: Laux Lawyers AG will Vertragsklauseln zentral ablegen und bei Bedarf mit konkreten Dokumenten, Verträgen und Vertragsvorlagen verlinken. Die Klauseln sollten intuitiv und dynamisch einsetzbar sein. Dies ist gelungen. Laux Lawyers AG hat Standards definiert und verwaltet diese zentral. Wenn eine Klausel zentral angepasst wird, kann diese in sämtliche verlinkte Dokumente ausgerollt werden. Die bereits exekutierten Verträge bleiben davon natürlich unbetroffen.
3. Muss-Kriterium: Geschwindigkeit der Plattform
  Umsetzung: DocIQ soll in jedem modernen Browser funktionieren, eine kurze Reaktionszeit haben sowie mindestens 1000 gleichzeitige Nutzer auf einer Instanz verzögerungsfrei bewältigen können. Dies ist gelungen. Um DocIQ zu nutzen, benötigen Laux Lawyers AG und deren Partner und Kunden einen handelsüblichen Rechner und einen aktuellen Browser. Die Plattform läuft in Penetrationstests auch bei einer vierstelligen Anzahl an parallelen Nutzern weiterhin stabil und verzögerungsfrei.
4. Muss-Kriterium: Visueller Editor für die Erstellung von Intelligenten Vorlagen
  Umsetzung: Laux Lawyers AG möchte ihre Vorlagen und Klauseln direkt visuell im Editor erstellen und diese sowie die darin eingebauten SmartObjects immer wieder verwenden können. DocIQ hat dies umgesetzt. Um intelligente Vorlagen und Dokumente zu erstellen, benötigen die Anwender keinerlei Programmierkenntnisse. Die Plattform bietet darüber hinaus einen hervorragenden Grenznutzen. Was der Anwender einmal erstellt hat, kann beliebig auch in anderen Zusammenhängen verwendet werden.
5. Muss-Kriterium: Medienbruchfreier Umgang mit Dokumenten, von der Vorlage bis zur Archivierung
  Umsetzung: Das Ziel von Laux Lawyers AG lautete, dass es möglich sein soll, ein Dokument oder eine Vorlage zu Beginn des Prozesses entweder aus einem Word-Dokument zu importieren oder von Grund auf neu zu erstellen und dieses über die Kollaboration bis zur Exekution via DocIQ abzuwickeln. E-Mails sollen nur für «Notifications» von Nutzern verschickt werden, wenn bestimmte Schritte anstehen. Dies ist gelungen.
6. Muss-Kriterium: Möglichkeit, intern wie extern kollaborativ tätig zu sein
  Umsetzung: Laux Lawyers AG wollte zum einen gemeinsam intern an Vorlagen und Dokumenten arbeiten aber auch Klienten Dokumente zur Verfügung stellen und benötigte Informationen bei ihnen einholen. DocIQ setzte beide Anforderungen um. In der Vorlage und im Dokument sind die Änderungen der anderen Bearbeiter sichtbar sowie kommentierfähig und auch als Versionierung verfügbar. Kunden können benötigte Daten eintragen oder auf Basis der Vorlagen eigene Dokumente erstellen und die Anwälte von Laux Lawyers AG auf Knopfdruck ins Dokument hinzufügen.
7. Muss-Kriterium: Downloadmöglichkeiten
  Umsetzung: Nicht immer lässt sich jeder Schritt in DocIQ erledigen. Deshalb war es für Laux Lawyers AG wichtig, dass DocIQ mindestens ein gängiges visuelles Format sowie ein maschinenlesbares Format zur Verfügung stellt, mit dem die Arbeitsergebnisse jederzeit exportiert werden können. DocIQ bietet den Export via .docx, .pdf, .html für den visuellen und als .json für den maschinenlesbaren Einsatz an.
8. Muss-Kriterium: Signaturlösung
  Umsetzung: DocIQ soll Laux Lawyers AG und deren Kunden die Möglichkeit bieten, Dokumente, welche über DocIQ erstellt wurden, mit einer simplen oder qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen. Da nicht jedes Dokument über DocIQ erstellt wird, soll man auch PDFs importieren und signieren können. DocIQ hat beide Varianten umgesetzt. Für den Einsatz der simplen elektronischen Signatur (SES) wurde eine proprietäre Lösung entwickelt, als Partner für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) dienst Swisscom Trust Services.
Daneben gab es Faktoren, die für Laux Lawyers AG optional oder von niedriger Priorität waren:
1. Kann-Kriterium: Formatierung der Vorlagen
  Umsetzung: Laux Lawyers AG hat erkannt - auch mit Blick auf die webbasierten Lösungen von Microsoft und Google -, dass eine 1:1 Umsetzung von .docx Formaten auf DocIQ nicht möglich sein wird. Deshalb war es für Laux Lawyers insbesondere wichtig, dass die gängigsten Grundfunktionalitäten wie Nummerierungen, Fett- und Kursivschreibung, Ausrichtung, verschieden Schriftarten, -farben und -grössen von Anfang an umgesetzt wurden. Weitere Formatierungsmöglichkeiten sollten nach und nach umgesetzt werden. DocIQ stellt die wichtigsten Formatierungsfunktionalitäten zur Verfügung und strebt an, diese regelmässig auszubauen.
2. Kann-Kriterium: Offline-Verfügbarkeit
  Umsetzung: Da Laux Lawyers AG eine cloud-basierte, standortunabhängige IT-Infrastruktur einsetzt, ist die Offline-Verfügbarkeit der eingesetzten Tools kein zentrales Erfordernis. Trotzdem kann der Editor von DocIQ im Browser in einem oder mehreren Tabs vorgeladen und dann auch offline verwendet werden. Die Arbeitsergebnisse werden synchronisiert, sobald der Nutzer das nächste Mal eine Internetverbindung aufbaut.
3. Kann-Kriterium: On-Premise-Installation
  Umsetzung: Laux Lawyers AG arbeitet auf einer cloud-basierten IT-Infrastruktur, weshalb eine On-Premise-Installation von DocIQ nicht notwendig ist. DocIQ wird auf Anfrage in der Enterprise-Ausführung auch als On-Premise-Lösung angeboten.
4. Kann-Kriterium: Funktionalitäten, die «bisher gewohntes» Arbeiten unterstützen
  Umsetzung: Da Laux Lawyers AG DocIQ als «End-2-End»-Dokumentenlösung einsetzen möchte, erwartet sie keine Anbindungen an bisherige Systeme. Nichtsdestotrotz verfügt DocIQ neben der Möglichkeit, die Arbeitsergebnisse jederzeit in verschiedenen Formaten herunterzuladen, auch über die Funktionalität, Events auszulösen und Daten aus anderen Systemen zu importieren und in andere Systeme zu exportieren.
5. Kann-Kriterium: Analytics
  Umsetzung: Da Laux Lawyers AG hauptsächlich für Klienten Dokumente und Vorlagen erstellt, ist sie als Anwaltskanzlei nicht direkt auf die Auswertung der Inhalte ihrer Dokumente angewiesen. Nichtsdestotrotz ermöglicht DocIQ aufgrund der vollständigen Maschinenlesbarkeit ihrer SmartObjects individuelle oder aggregierte Analysen vorzunehmen.
Konkreter Einsatz
Laux Lawyers AG setzt DocIQ zum jetzigen Zeitpunkt in folgenden Bereichen produktiv ein:
1. Signaturlösung
  Laux Lawyers AG setzt DocQ als vollwertige elektronische Signaturlösung für sämtliche Belange ein, sowohl für das Signieren mittels SES von «gewöhnlichen» Alltagsschreiben ein als auch für Dokumente, die eine erhöhte Beweiskraft bedürften bzw. wo Handschriftlichkeit erforderlich ist (mittels QES). Dieser fortschrittliche Ablauf ermöglicht Laux Lawyers AG sämtliche Personen, die ein Dokument signieren sollen, zu bestimmen und die entsprechenden Signaturfelder zuzuweisen. Sobald eine Person signiert hat, erhält Laux Lawyers AG eine Benachrichtigung.
2. Standardisierung und Know-How-Management
  Textbausteine, die man beschreiben und mit «Tags» versehen kann und verschiedene Arbeitsbereiche mit unterschiedlichen Zugangsberechtigungen ermöglichen einen effizienten Einsatz des eigenen Know-Hows. Die einzelnen Textbausteine lassen sich dynamisch in Dokumente einsetzen und jederzeit zentral updaten. Selbst derart komplex verlinkte und verschachtelte Dokumente lassen sich problemlos mit externen Kunden teilen, editieren und signieren.
3. Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen
  Laux Lawyers AG erstellt mithilfe von Textbausteinen, Variablen, Konditionen und weiteren SmartObjects auf Grundlage ihrer Vorlagen fertige Dokumente. Dabei spart die Kanzlei Zeit, vermeidet Fehler und kann gewisse Aufgaben von weniger erfahrenen Mitarbeitenden erledigen lassen.
4. Zurverfügungstellung an Klienten
  Laux Lawyers AG kann ein beliebiges Dokument (sei es eine Policy, eine Vertragsvorlage oder ein Musterschreiben) mit ihren Klienten teilen. Die einzelnen Klienten können diese Dokumente unabhängig voneinander benützen. Wenn Laux Lawyers AG ein Dokument aktualisiert, profitieren alle Klienten auf Wunsch automatisch vom neuen Standard. Bereits vom Klienten erstellte Verträge oder Schreiben werden dabei nicht tangiert.
5. Digitalisierungsprojekte mit Klienten
  Klienten von Laux Lawyers AG, welche in der Zusammenarbeit mit DocIQ in Berührung kommen, äussern anschliessend oft den Wunsch, DocIQ auch selbst intern einzusetzen. Laux Lawyers AG unterstützt andere Unternehmen und Kanzleien, die ebenfalls ihre Dokumente und Abläufe digitalisieren oder via DocIQ kollaborativ zusammenarbeiten möchten mit Know-How und Vorlagen. Auf Wunsch digitalisiert sie für das Unternehmen die gewünschten Dokumente oder überprüft die interne Digitalisierung auf Plausibilität.
Fazit: Ein Meilenstein für jede moderne Anwaltskanzlei Wer als Anwalt auf eine hohe Effizienz, Sicherheit, Fehlervermeidung und Einbindung der eigenen (internen wie externen) Klienten Wert legt, kann mit DocIQ seine Arbeitsweise stark verbessern. Der umsichtige Einsatz von DocIQ erlaubt zudem, sich von alten Denkmustern zu lösen, neue Vergütungsmodelle auszuloten (z.B. «Value Based Pricing» oder «Subscriptions») und die Interaktion mit den Klienten effizienter und kollaborativer zu gestalten.